隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)在各職業(yè)院校正如火如荼的開展。無紙化辦公是數(shù)字化校園建設(shè)中非常重要的一項內(nèi)容，如何更好地在職業(yè)院校實現(xiàn)無紙化辦公，服務(wù)于學(xué)校的教務(wù)、教學(xué)管理工作，以提高工作效率、規(guī)范工作流程是各職業(yè)院校都在積極探索和實施的方面。

瀘縣建筑職業(yè)中專學(xué)校通過YNedut數(shù)字校園平臺，實現(xiàn)了學(xué)校日常教學(xué)和管理的無紙化辦公。通過現(xiàn)代化的信息管理手段，優(yōu)化工作流程、規(guī)范工作模式，促進(jìn)學(xué)校各部門的信息共享和協(xié)同工作，提高辦公質(zhì)量和效率，提高決策的科學(xué)性和正確性，實現(xiàn)學(xué)校日常辦公事務(wù)和決策支持服務(wù)的系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細(xì)化、信息化。

  節(jié)省辦公投入，提高工作效率

傳統(tǒng)的日常辦公要消耗大量的辦公耗材，需要大量的人力。比如學(xué)校對相關(guān)部門下發(fā)文件，要按照部門數(shù)量打印相應(yīng)份數(shù)的文件，對每個文件進(jìn)行裝訂、蓋章，還要有專人去各部門分發(fā)；公告通知或會議通知時，要分別給相關(guān)人員打電話；財務(wù)報銷要跑幾個地方逐級審批簽字等等，繁重的無意義的重復(fù)性工作，消耗了大量的人力物力，既造成了資源的浪費(fèi)也影響了工作效率。

     無紙化辦公的應(yīng)用，既可以節(jié)省大量的資源消耗，減少學(xué)校對辦公耗材的投入，也可以有效協(xié)調(diào)各部門之間的協(xié)同工作，各級部門主管能夠方便地隨時查看工作進(jìn)度情況，對工作進(jìn)行跟蹤檢查和督促，有效提高日常辦公的效率。

現(xiàn)在，瀘縣建筑職業(yè)中專學(xué)校已經(jīng)實現(xiàn)了日常通知發(fā)送的無紙化辦公，學(xué)校各項通知文件均在YNedut數(shù)字校園平臺發(fā)布，實現(xiàn)了信息傳遞的精準(zhǔn)、及時。

【圖】YNedut數(shù)字校園平臺 登錄首界面

規(guī)范辦公流程，管理科學(xué)化

傳統(tǒng)辦公模式中，存在工作職能不明確，相互推諉現(xiàn)象。

無紙化辦公可以建立起一套緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，促使工作走向流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使各部門分工明確、責(zé)任分明，具體工作嚴(yán)格落實，從根本上消除了工作中信息傳遞阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，保證了信息的正確、提高了工作交辦的速度。

【圖】YNedut數(shù)字校園平臺 辦公OA系統(tǒng)界面

加快交流，保證信息時效性

職業(yè)院校是一個信息交互密集的地方，比如教師要進(jìn)行教學(xué)相關(guān)通知閱讀、調(diào)課申請、排課查詢等活動，因此保證信息的時效性非常必要。職業(yè)院校教職員工多、校區(qū)面積大，如果按照以往方式進(jìn)行教學(xué)活動，工作起來非常繁瑣、麻煩。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過無紙化辦公的工作流程的設(shè)計和應(yīng)用，很快就可以在網(wǎng)上輕松、方便地辦理這些事務(wù)。

甄選關(guān)鍵切入點，循序漸進(jìn)推廣

數(shù)字校園無紙化辦公的推廣工作不是一蹴而就的，必須循序漸進(jìn)地開展。首先要選擇一項能被大多數(shù)教師接受的，又能給廣大教職員工帶來極大方便的應(yīng)用，比如學(xué)校調(diào)課工作。很多教師不坐班，以往調(diào)課要填寫申請單，到系里去調(diào)課，再到教務(wù)部門去登記備案。如果有多個校區(qū)的話，就更麻煩了。

通過無紙化辦公調(diào)課工作流程的設(shè)置，教師可以隨時隨地通過電腦、手機(jī)或平板電腦登錄YNedut數(shù)字校園平臺辦理申請，不受位置、時間的限制，既方便了教師也提高了教務(wù)管理的工作效率。

【圖】YNedut數(shù)字校園平臺 調(diào)課界面

從容易被接受又能給教職工帶來方便的關(guān)鍵應(yīng)用入手，逐漸地推廣和普及應(yīng)用，容易讓大家體會到無紙化辦公帶來的方便，激發(fā)他們的興趣。當(dāng)這種應(yīng)用深入到每個人的工作中時，也就為無紙化辦公的進(jìn)一步推廣創(chuàng)造了有利條件，讓這種辦公方式應(yīng)用到工作的方方面面。

制定配套的制度，規(guī)范無紙化辦公管理

有相關(guān)行之有效的管理制度配合，才能更好規(guī)范管理無紙化辦公。要建立《無紙化辦公管理辦法》、《無紙化辦公實施細(xì)則》等相關(guān)制度，還要建立相應(yīng)的獎懲制度，對于處理及時，管理規(guī)范的部門給予獎勵，將無紙化辦公作為考核制度常態(tài)化。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予一定重視，為執(zhí)行提供支持。要求所有的工作都必須通過無紙化辦公完成，規(guī)定所有教職工的工作量上網(wǎng)查看信息；有無紙化辦公的審批或處理提醒時，必須在規(guī)定時間進(jìn)行處理。有了學(xué)校管理者的重視及相應(yīng)的管理制度，才能更好地開展無紙化辦公的推廣工作。

組織培訓(xùn)，提高系統(tǒng)操作水平

無紙化辦公系統(tǒng)有很多的應(yīng)用，如工作計劃、人事管理、行政辦公、工作流程、公文管理等等，有些應(yīng)用是各部門通用的，要求每個人都會，有些是針對業(yè)務(wù)部門的，還有些是針對不同崗位設(shè)置的，要按照不同的崗位和部門進(jìn)行組織培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容要實用，培訓(xùn)后要進(jìn)行考核。 

瀘縣建筑職業(yè)中專學(xué)校無紙化辦公系統(tǒng)的推廣和使用，實現(xiàn)了學(xué)校數(shù)據(jù)資源的整合，系統(tǒng)的融合，為學(xué)校的教學(xué)管理及辦公帶來了極大的方便，創(chuàng)建了高效的管理模式。